أهداف:
- فهم مفهوم التحول الرقمي وأثره على الأعمال المكتبية والسكرتارية الحديثة.
- التعرف على خصائص المكتب الذكي ومتطلبات نجاحه في بيئات العمل الحديثة، واستخدام أدوات الإنتاجية الرقمية وأتمتة العمليات المكتبية بكفاءة.
- إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية باستخدام الحلول السحابية الحديثة، تطبيق أدوات التعاون الافتراضي والعمل الجماعي الرقمي بفعالية.
- تنظيم وإدارة الاجتماعات والاتصالات الرقمية باحترافية، وتعزيز مهارات التواصل المهني في البيئة الرقمية.
- حماية البيانات والمعلومات وتطبيق مبادئ الأمن السيبراني في الأعمال المكتبية، وتحليل بيانات المكتب وإعداد التقارير والعروض التقديمية الإلكترونية.
- تطوير مهارات السكرتارية الرقمية واستمرارية العمل في بيئات التحول الرقمي.
المحاور:
1- أسس التحول الرقمي والمكتب الذكي الحديث
- مفهوم التحول الرقمي وأثره على الأعمال المكتبية.
- خصائص المكتب الذكي ومقومات نجاحه.
- التحديات والفرص في التحول الرقمي للمكاتب.
- مهارات السكرتير والمساعد الإداري الرقمي.
- التقنيات الحديثة الداعمة للمكاتب الذكية.
- أمن المعلومات وحماية الخصوصية في البيئة الرقمية.
- إدارة التغيير المؤسسي والثقافي في التحول الرقمي.
2- أدوات الإنتاجية وأتمتة العمليات المكتبية
- إدارة الوقت والمواعيد باستخدام التقويمات الرقمية.
- أدوات إدارة المهام والمشاريع الصغيرة.
- مبادئ أتمتة العمليات المكتبية الروتينية.
- استخدام أدوات الأتمتة الذكية للمهام اليومية.
- إدارة البريد الإلكتروني وتصنيفه بفعالية.
- أتمتة الموافقات وتتبع المستندات.
- اختيار أدوات الإنتاجية المناسبة لبيئة العمل.
3- إدارة الوثائق والتعاون الافتراضي
- تنظيم وإدارة الأرشيف الإلكتروني.
- استخدام الحوسبة السحابية لتخزين ومشاركة الملفات.
- تقنيات البحث داخل الوثائق الإلكترونية.
- التعاون الفوري على المستندات المشتركة.
- استخدام منصات العمل الجماعي والتعاون الافتراضي.
- إدارة الإصدارات وتتبع التعديلات على المستندات.
- الأرشفة الإلكترونية طويلة الأمد ومعايير الحفظ.
4- الاتصالات الرقمية وإدارة الاجتماعات
- مهارات التواصل المهني عبر البريد الإلكتروني.
- مبادئ إدارة علاقات العملاء (CRM) في المكاتب.
- أدوات الاجتماعات الافتراضية والمؤتمرات المرئية.
- تنظيم وإدارة الاجتماعات الرقمية بفعالية.
- مهارات العرض والتقديم الرقمي.
- وسائل التواصل الداخلي للمؤسسات.
- أخلاقيات الاتصالات الرقمية والسلوك المهني.
مخرجات :
- تطبيق مفاهيم التحول الرقمي في بيئة العمل المكتبية.
- استخدام أدوات وتقنيات المكتب الذكي لرفع الإنتاجية والكفاءة.
- أتمتة العمليات المكتبية الروتينية وتقليل الوقت والجهد.
- إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية بطريقة احترافية وآمنة.
- تعزيز التعاون والعمل الجماعي باستخدام المنصات الرقمية الحديثة.
- إدارة الاجتماعات والاتصالات الرقمية بفعالية ومهنية.
- حماية البيانات والمعلومات وفق أفضل ممارسات الأمن السيبراني.
- إعداد تقارير إلكترونية وعروض تقديمية تدعم اتخاذ القرار.
- تحسين استمرارية الأعمال المكتبية في البيئات الرقمية.
- تطوير مهارات السكرتارية والإدارة المكتبية بما يتوافق مع متطلبات التحول الرقمي الحديثة.